アドレス帳もバックアップを忘れずに

メールソフトのアドレス帳の機能は便利ですよね。

よくやりとりする人のアドレスを登録しておくだけでなく、
相手の住所や会社名、電話番号なども入力しておくと、
住所録としても使えるので、非常に便利です。

 

但し、便利だからこそ注意すべきポイントがあります。

メールソフトのトラブルや、パソコンが故障してしまうと
使えないどころか、データが消えてしまうことがあるのです。

だからこそ、アドレス帳もしっかりとバックアップが必要になります。

 

バックアップは2通りを用意しましょう。

一つは、デジタルな方法で、一つはアナログな方法でバックアップします。

 

デジタルな方法というのは、アドレス帳のデータファイルを保存する方法です。

ほとんどのメールソフトが持っているエクスポートの機能を利用します。

Windows Live Mailなら、アドレス帳を開いて、
画面の右上にあるプルダウンメニューからエクスポートを選択します。

名刺とカンマ区切りがありますが、両方ともエクスポートして ファイルを作っておきましょう。

名刺形式は、マイクロソフト関係のアプリケーションではよく使いますし、
カンマ区切りは、テキストとして開くことができますので、いろいろなソフトに利用できます。

 

さて、もう一つのアナログな方法でのバックアップはどうすればいいのでしょうか?

これは、アドレス帳を印刷して、バックアップとする方法です。

アドレス帳を印刷しておけば、パソコンが壊れても、
なんとか連絡をつけることはできます。

また、長期の出張の場合に、印刷したものを手帳に挟んでおけば、
急な連絡にも対応できるので、非常に便利です。

 

デジタルとアナログをうまく使いこなすこともビジネスでは必要になりますよ。

 

 

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