アドレス帳を活用する

メールを出すときに、相手のメールアドレスを毎回打ち込んでいたら大変です。

アドレスのタイプミスをして、
全く関係ない人に届いてしまったら、大変ですよね。

 

そこで、アドレス帳にメールアドレスを登録して利用します。

携帯電話でのメールを使っているならよく分かると思いますが、
届いたメールや、書いたメールから、アドレス帳に登録するのは、簡単にできます。

ビジネスでは、同じ相手と何度もやりとりするので
届いたらアドレス帳に登録するクセをつけておきましょう。

 

アドレス帳に登録するポイントですが、
フォルダやグループ分けをうまく利用しましょう。

社内と社外、取引先の会社別に分類するなど
すぐに見つけられるように工夫しましょう。

また、住所や電話番号なども登録できるのも多いので、ぜひ登録しておくことをおすすめします。

すぐに連絡する必要があるときや、
パンフレットやサンプルを送るときなどいろいろな場面で、役に立ちます。

 

ただ一点だけ、注意を。

相手から届いたメールアドレスをクリックだけで
アドレス帳に登録するのはいいのですが、その時の名前の欄をよく確認してください。

相手のメールの内容をそのまま登録してしまうので
次回、アドレス帳を利用すると、相手の書いた名前で表示されてしまいます。

つまり、敬称を略した書き方になるのですね。

例えば、

 From:xxx@example.com <山本 太郎>

というアドレスを登録して、それを利用すると

 To:xxx@example.com <山本 太郎>

となります。

 

受け取った側からすると、呼び捨てで書かれたと感じる人もいるようで、
それを気にする人もいるのですね。

なので、アドレス帳に登録したら、

  xxx@example.com  山本 太郎様

と書き換えておくといいですよ。

 

 

【「ビジネスメール活用編」TOPへ戻る 】

お名前: PCメールアドレス:
>>

[ メルマガの詳細はこちら ]

このページの先頭へ

FXってなんなの?