ひな形を活用する

ビジネスでは、社外に向けて出す文章の書き出しのあいさつって決まった形があります。

ビジネス文例とかを見ると分かりますが、

「貴社いよいよご清栄のこととお喜び申し上げます。」
「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」

といった書き出しですね。

ビジネスのメールでも同じように書き出しや、
締めくくりの言葉とかは決まっています。

 

まだ、一般的にこういう形とは定まっていないところもありますが、
冒頭で、シンプルな挨拶と、自分は誰であるかを名乗るというのが一般的です。

いつもお世話になっております。
○○製作所の鈴木太郎です。

このような形になります。

 

しかし、これを毎回、タイプしていると、大変ですよね。

ビジネスでは、作業効率を高めることが求められます。

 

そこで、メールソフトのひな形を利用します。

メールソフトによっては、テンプレートとか定型文といった呼び方をしていますが、
登録しておいた文章を自動的に入力するという機能です。

これを利用して、登録しておくと、毎回入力する手間が省けますし、忘れることもありません。

また、社外用のひな形、社内用のひな形といった
複数のひな形を用意しておけば、より便利になります。

 

さらに、こういうひな形を使うことで、
メールを受け取る側も、最初に目にする文章が同じパターンになるので、
あなたからのメールであると認識してくれやすくなります。

それに、重要な内容であれば、
その時は少し書き出しを変えることで、相手にも違う意識で読んでもらうことができます。

非常にアナログてきな手法なのですが、
やはり読むのは人間なので、こういうことが非常に大きな結果になるのですね。

 

 

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