伝えたいポイントを先に書く

そもそも、メールは、どんな状況で使っているでしょうか?

メールのいいところは、
世界中どこでもすぐに相手に文章を送ることができるということですよね。

そして、送信コストもFAXや手紙などと比べると、格段に安いことです。

だからこそ、ビジネスでは、
当たり前のようにメールが使われるようになりました。

 

ビジネスで利用する場合は、効率が求められます。

FAXや手紙の場合は、文章全体を眺めることができるので、
ざっと全体を見て、重要だと思われるところに目を通します。

しかし、メールは、紙のように大きさが決まっているわけではないので、
全体というのがどれぐらいか分かりません。

数行のメールなのか、数百行のメールなのか、
メールを開くまでは分からないのですよね。

それに、開いても、スクロールしないといけないので
全体を一気に眺めるというのはできません。

 

そうなると、相手にしっかりと何を伝えたいのか
はじめにポイントを書いておかないと、肝心なことが伝えられなくなります。

メールの出だしの2行ほどで、簡単な挨拶と所属と名前を名乗って、
その後の数行でメールのポイントを書いておきます。

 

特に、単なる連絡なのか、返事が必要なのか、
あるいは、何か行動して欲しいのかは、はっきりと分かるようにしておきましょう。

また、メールには、できるだけ伝えることを少なくまとめ、
たくさんのことを伝える必要があるならワードなどで書類を作成し、
添付ファイルにするといった工夫も必要です。

ビジネスでは、数百行のメールは書かない方がいいでしょう。

 

 

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