メールの設定情報は大切に保管

会社に入ると、その企業のシステム担当者から
メールアドレスやパスワード、設定情報などを教えてもらいます。

それらの情報は、紙にプリントアウト、
あるいは、手書きのメモとかでもらうはずです。

そりゃ、そうですよね。

だって、まだ、メールが使えない状態なのですから(笑)。

 

メール設定をして、無事、メールの送受信ができるのを確認したら、
その紙をどすべきでしょうか?

ゴミ箱へポイッ!!ってのは、論外です。

メールアドレスだけならまだしも、
設定情報やパスワードまで書かれているのですから、
それを拾った第三者が、使うことができてしまいます。

あなたになりすまして、メールをやりとりされたらとんでもないことになりますよね。

 

では、機密を守るために、シュレッダーとかで破棄すべきでしょうか?

確かに、そうすれば、他の誰かに使われる心配はありません。

正しい処理のように思えます。

 

でも、それでは、困ったことも起こります。

メールソフトの不具合や、パソコンがおかしくなったとかで
メールの再設定をする必要が出てきたときどうするのか?ということです。

「そんな時は、また、システム担当者に聞けば・・・」

そう思うかもしれません。

しかし、システム担当者も仕事をしています。

忙しいときもあれば、
出張などで、すぐに連絡がつかないこともあります。

 

そういうときに備えて、メール設定を書いた紙は大切に保管しておきましょう。

万が一のときに備えることもビジネスでは必要です。

 

 

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