下書き保存を活用して、メールのミスを減らす

メールは、電話と手紙の中間のようなコミュニケーション・ツールです。

電話のように、即答する必要はないけれど、手紙のように遅くはない。

そんなツールです。

 

メールは、インターネットにつながっていれば、
世界中どこからでも、すぐに相手に送ることができます。

しかし、「メール送信」を押してしまったらもう、後戻りはできません。

なので、便利なコミュニケーションではあるのですが、
感情的になってしまうと、ちょっと困ったことにも・・・。

 

例えば、クレームのメール対応など、
つい、感情的になってしまって、勢いでメールを書いて送信してしまうと、
火に油を注ぐことにもなりかねません。

電話だと、相手も感情的になって、口論になっても、記録が残らないですし、
万が一、録音していたとしても感情的になって言ってしまったというようなことが第三者にも分かります。

ところが、メールのやっかいなところなのですが、
デジタルデータなので、何年後も何十年後も文章として記録が残ります。

しかも、面倒なことに、部分的に引用することが簡単なので、
思ってもいないところに出回ってしまうこともあります。

 

こういうトラブルを防ぐためには、
ほんの5分、10分でもいいので、時間を置いて読み返しましょう。

下書き保存という便利な機能があるので、
書いたメール、あるいは、書きかけのメールを下書き保存して後で、読み直してみましょう。

クレーム対応や、大事な取引などは、
一旦、離れてから読み直すと、少し冷静に読み返せます。

トラブルになりそうな書き方や、無駄な文章、抜けている表現などに気がつきますよ。

 

 

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