どんどんメールがたまっていく…

メールをやりとりしていると、当たり前ですが、
どんどんとメールが溜まっていきます。

プライベートで使っているメールなら、
古いメールは削除したり、大事なメールはプリントアウトするなどできます。

 

ビジネスのメールは、どうすればいいのでしょうか?

全部、残しておくとなると、
受信フォルダに何千、何万というメールが溜まっていきます。

では、古いメールは削除してもいいのかというと
取引の最初のやりとりや、今までの経緯を後で調べるためにも残しておきたいですよね。

かといって、大事なメールをプリントアウトしてたら書類の山になってしまいます。

 

どうすればいいのでしょうか?

一つの方法は、月や年の単位でフォルダを作って
そこに分けて入れるという方法があります。

こうすることで、受信フォルダには、
最近の1ヵ月ほどだけを入れておくことで、すぐに見ることができます。

以前のメールを調べたければ、月ごとに分けたフォルダから探せばいいのです。

 

それでも、どんどん溜まっていくメールはどうすればいいでしょうか?

2年、3年前のメールはどうすればいいのでしょうか?

最近は、情報管理や、内部統制といって、
過去にさかのぼって調べる必要が出てきています。

 

もし、ハードディスクが許すなら、数年分はそこに入れておくべきでしょう。

それより古いメールは、CDやDVDなどに焼き付けてデータを残しておくといいと思います。

ただ、これらも、それぞれの企業によって運営方針があるので、
システム管理者に確認をしてくださいね。

 

 

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