添付ファイルは圧縮する

メールは、ただ文字の文章を送るだけではありません。

デジカメの写真や、ワードやエクセルのファイルに
音声や動画までも添付して送ることができます。

便利なので、つい添付メールで送ってしまいます。

 

ただ、受け取ったときのことを考えると、
ファイルをそのまま添付するのではなく、圧縮した方がいいでしょう。

まず、ファイルの容量が小さくなるということがあります。

メールは、直接、相手のパソコンに送られるのではなく、
一旦、メールサーバに蓄えられます。

メールサーバのハードディスクにも容量がありますから、
無駄なスペースは取りたくないですよね?

 

特に、複数の人に同じメールを送ると、それだけ容量は増えていきます。

よくあるのは、社内の関係者にメール添付で送ると、
その人数分だけ複製されてメールサーバに入っているので
地図や議事録などは、何倍にもなって、メールサーバのハードディスクに入ることになります。

少しでも、容量を小さくするという意味で、圧縮ファイルを使う方がいいでしょう。

 

添付ファイルを複数送る場合について考えて見ましょう。

2つや3つのファイルなら、添付するのを忘れることは少ないと思いますが、
多くなってくると、添付忘れが出てくる可能性があります。

受け取った側も、添付ファイルをコピーして保存するのにコピーし忘れることもあります。

圧縮ファイルにして、
1つにまとめておいた方がミスも少なくなるのです。

紙の書類でも、ばらばらに渡されるより、
クリアファイルや封筒にまとめて入っている方が分かりやすいですよね。

 

 

【「ビジネスメール活用編」TOPへ戻る 】

お名前: PCメールアドレス:
>>

[ メルマガの詳細はこちら ]

このページの先頭へ

FXってなんなの?