フォルダに振り分け

仕事で、いろいろな人とメールをやりとりするようになってくると、
メールを分類しておかないとすぐに対応できなくなります。

特に、社外からのメールは、しっかりと分かるように分けておかないと、
電話がかかってきたりすると焦ってしまいます。

「先週送ったメールの件なのですが・・・」

そんなことを言われると焦ってしまいますよね?

だからこそ、ここはフォルダを作って、
お客さんごと、あるいは、プロジェクトごとにメールを分けておきましょう。

 

さらに、最近のメールソフトには自動で振り分けてくれる便利な機能があります。

これは、メールアドレスや特定のキーワードで自動的にフォルダに振り分けるという機能で、
これを利用すると、手作業で振り分ける必要はありません。

このような自動振り分けを行っていると、
時間がないときは、お客さんのメールを優先的にチェックしたり、
重要なプロジェクトのメールだけ先に読むといったことが出来ます。

こうすれば、沢山届くメールの中から、優先順位をつけて読むことができます。

 

また、お客さんごと、あるいは、プロジェクトごとにフォルダに分けているので、
見落としが少なくなりますし、過去のメールもすぐに見つけられます。

最初は、フォルダを作ったり、振り分け機能の設定に戸惑ったり、面倒だと思うかもしれませんが、
一度、設定できると、後は楽になるので、ぜひ使いこなしたい機能の一つです。

 

 

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