大事なメールがどこにあるか分からない!

ビジネスでは、過去のメールを調べる必要が多々、あります。

前回の打ち合わせはどうだったのか?
今のお客さんが最初に問い合わせメールがきたのはいつか?
納期がいつに変更になったのか?

などなど、いろいろなケースがありますよね。

 

大事な情報は手帳などに書き写していればいいのですが、 いつもそうはいきません。

上の例でも、最初に問い合わせメールが来た日なんて
手帳に書いていても探すのは大変です。

フォルダに綺麗に整理していたとしても、
そもそも、どのフォルダに入れた内容なのか分からなければ、調べようもありません。

 

では、そういうときには、どうすればいいのでしょうか?

メールソフトには、検索機能というものがついています。

メールフォルダに入っているメールから、
キーワードに一致するのも、あるいは、特定のメールアドレスだけのメールなど、
いろいろな条件を決めて、検索することができるのですね。

Windows Live Mailであれば、
Altキーを押して、メニューを表示した編集の中に検索というのがあります。

 

これを利用すれば、キーワードを入力して検索すると、
そのキーワードを含むメールを見つけることができます。

また、ある特定の期間の中から探したり、
あるメールアドレスからのものだけをピックアップすることができます。

生産性を上げるためにビジネスでメールを活用するのですから、
この検索機能をうまく活用して、目的のメールをすばやく探し出すようにしましょう。

 

 

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